Was darf eine Hausverwaltung nicht?
Eine Hausverwaltung spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung von Immobilien, jedoch sind ihre Befugnisse nicht unbegrenzt. Sie darf keine Geschäfte zu ihrem eigenen Vorteil durchführen oder ohne Zustimmung der Eigentümer wichtige Entscheidungen treffen. Eine Hausverwaltung darf weder Kredite im Namen der Eigentümergemeinschaft aufnehmen noch das Konto überziehen oder Grundstücksgeschäfte eigenständig tätigen.
Die Tätigkeit eines Verwalters unterliegt klaren rechtlichen Grenzen, besonders seit der WEG-Reform. Ohne entsprechende Vollmachten ist es dem Verwalter nicht gestattet, Mieten einzufordern oder größere Aufträge für Instandhaltungsmaßnahmen zu vergeben. Die Transparenz gegenüber den Eigentümern ist dabei ein wesentlicher Grundsatz, der stets eingehalten werden muss.
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Grenzen der Befugnisse einer Hausverwaltung
Hausverwaltungen haben klar definierte Verantwortungsbereiche und dürfen bestimmte Grenzen nicht überschreiten. Die rechtlichen Einschränkungen betreffen vor allem eigenmächtige Handlungen, Eingriffe in Mieterrechte und Überschreitungen der durch die Eigentümergemeinschaft festgelegten Befugnisse.
Eigenmächtige Entscheidungen und Handlungen
Eine Hausverwaltung darf keine Geschäfte oder Transaktionen zu ihrem eigenen Vorteil oder zum Vorteil verbundener Unternehmen durchführen. Dies würde einen klaren Interessenkonflikt darstellen und verstößt gegen ihre Treuepflicht.
Die Verwaltung darf ohne entsprechenden Beschluss der Eigentümergemeinschaft keine kostenintensiven Maßnahmen eigenmächtig entscheiden. Nur Maßnahmen "zur Abwendung eines Nachteils" sind ohne vorherige Zustimmung erlaubt.
Eigenmächtige Änderungen der Hausordnung liegen nicht im Befugnisbereich der Hausverwaltung. Solche Regeln müssen durch die Eigentümergemeinschaft beschlossen werden.
Die Beauftragung von Handwerkern für größere Reparaturen oder Renovierungen bedarf in der Regel eines Beschlusses. Eine Ausnahme bilden dringende Notfallreparaturen zum Schutz der Immobilie.
Unzulässige Eingriffe in das Mietrecht
Die Hausverwaltung darf nicht unbefugt in bestehende Mietverträge eingreifen oder deren Bedingungen einseitig ändern. Solche Änderungen können nur im Einvernehmen mit allen Beteiligten erfolgen.
Mieterhöhungen dürfen nur nach den gesetzlichen Vorgaben und mit Zustimmung des Eigentümers durchgeführt werden. Eine eigenmächtige Festlegung von Mietpreisen ist nicht zulässig.
Der Zugang zu vermieteten Wohnungen darf nur mit angemessener Ankündigung und aus triftigem Grund erfolgen. Spontane oder unbegründete Besichtigungen verletzen die Privatsphäre der Mieter.
Die Hausverwaltung darf keine Maßnahmen ergreifen, die das Mietrecht umgehen oder Mieterrechte beschneiden. Dies betrifft insbesondere Kündigungen, die streng nach gesetzlichen Vorgaben erfolgen müssen.
Überschreitung von Verwalterbefugnissen gegenüber der Eigentümergemeinschaft
Der Verwalter darf nicht ohne Ermächtigung durch einen Beschluss der Wohnungseigentümer in deren Namen handeln oder sie rechtlich vertreten. § 9b Abs. 1 WEG legt diese Einschränkung eindeutig fest.
Finanzielle Entscheidungen wie die Verwendung der Instandhaltungsrücklage dürfen nicht eigenmächtig getroffen werden. Hierfür ist stets ein Beschluss der Eigentümergemeinschaft erforderlich.
Die Verwaltung darf keine Verträge mit langer Bindungsdauer ohne entsprechende Ermächtigung abschließen. Dies würde die Handlungsfreiheit der Eigentümer unverhältnismäßig einschränken.
Das Einberufen außerordentlicher Eigentümerversammlungen sollte in der Regel nur bei dringenden Angelegenheiten erfolgen. Eine missbräuchliche Nutzung dieses Rechts ist zu vermeiden.
Finanzielle Beschränkungen und Transparenz
Im Bereich der Finanzverwaltung unterliegt eine Hausverwaltung strengen Regeln, die dem Schutz der Eigentümergemeinschaft dienen. Transparente Finanzführung und die Einhaltung klarer Grenzen sind gesetzlich vorgeschrieben.
Verbotene finanzielle Transaktionen
Hausverwalter dürfen keinesfalls Konten im eigenen Namen für die Eigentümergemeinschaft eröffnen. Dies stellt einen gravierenden Verstoß gegen ihre Treuhandpflicht dar. Die Spekulationen mit den Geldern der Eigentümer sind ebenfalls strikt untersagt.
Finanzielle Mittel der Gemeinschaft dürfen nicht für private Zwecke des Verwalters verwendet werden. Dies gilt auch für kurzfristige "Darlehen" oder Überweisungen auf persönliche Konten.
Der Verwaltungsbeirat darf keine eigenen finanziellen Verpflichtungen für die WEG eingehen. Die Beauftragung von Dienstleistern oder größeren Reparaturen ohne entsprechenden Beschluss der Eigentümerversammlung ist nicht zulässig.
Erstellung und Abrechnung der Nebenkosten
Bei der Erstellung der Nebenkostenabrechnung muss der Hausverwalter auf vollständige Transparenz achten. Alle Kosten müssen nachvollziehbar aufgeschlüsselt und belegt werden können.
Es ist unzulässig, Betriebskosten sowie Ausgaben für Instandhaltungs- und Sanierungsmaßnahmen unberechtigterweise auf Mieter zu übertragen. Diese müssen aus den Einnahmen der Eigentümergemeinschaft gedeckt werden.
Die Hausverwaltung ist verpflichtet, sämtliche Instandhaltungsmaßnahmen zu dokumentieren und den Eigentümern regelmäßig Bericht zu erstatten. Verzögerungen oder Intransparenz bei Finanzberichten sind nicht zulässig.
Der Hausverwalter muss sicherstellen, dass alle finanziellen Entscheidungen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und gemäß den Beschlüssen der Eigentümerversammlung getroffen werden.
Instandhaltung und Reparatur Maßnahmen
Hausverwaltungen sind bei Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen an klare rechtliche Grenzen gebunden. Die eigenständige Beauftragung umfangreicher Arbeiten ohne Eigentümerbeschluss ist nicht gestattet, und sie dürfen keine Verträge abschließen, die primär ihren eigenen Interessen dienen.
Beschränkungen bei der Beauftragung von Reparaturen
Eine Hausverwaltung darf nicht eigenmächtig kostenintensive Reparaturen beauftragen, ohne zuvor die Zustimmung der Eigentümergemeinschaft einzuholen. Lediglich bei dringenden Maßnahmen "zur Abwendung eines Nachteils" ist ein sofortiges Handeln ohne vorherigen Beschluss zulässig.
Die Vergabe von Aufträgen an eigene Unternehmen oder verbundene Firmen ohne transparente Offenlegung der Beziehung ist unzulässig. Der Hausverwalter muss stets im Interesse der Eigentümer handeln und darf keine persönlichen Vorteile aus den Aufträgen ziehen.
Bei der Auswahl von Handwerksbetrieben ist die Hausverwaltung verpflichtet, mehrere Angebote einzuholen und das Wirtschaftlichste zu wählen. Eine einseitige Bevorzugung bestimmter Firmen ohne sachlichen Grund verstößt gegen die treuhänderischen Pflichten.
Reglementierung bei Instandhaltungsarbeiten
Bei regelmäßigen Instandhaltungsarbeiten an der Wohnanlage muss die Hausverwaltung die im Verwaltervertrag festgelegten Wertgrenzen beachten. Überschreitet eine Maßnahme diese Grenzen, ist ein ordnungsgemäßer Beschluss der Eigentümergemeinschaft erforderlich.
Die Hausverwaltung darf keine Instandhaltungs-Verträge mit übermäßig langen Laufzeiten oder unangemessenen Konditionen abschließen, die zukünftige Eigentümergemeinschaften unverhältnismäßig binden. Wartungsverträge müssen angemessene Kündigungsfristen enthalten.
Es ist der Hausverwaltung nicht gestattet, notwendige Instandhaltungsarbeiten zu verzögern oder zu vernachlässigen. Bei Mängeln am Gemeinschaftseigentum muss sie gemäß BGH-Rechtsprechung zeitnah informieren und Handlungsoptionen aufzeigen.
Die Verwendung von Instandhaltungsrücklagen für nicht bestimmungsgemäße Zwecke ist unzulässig. Diese Mittel dürfen ausschließlich für die vorgesehenen Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen eingesetzt werden.
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Häufig gestellte Fragen
Sabine Schulz Qualifizierte Immobilienverwalterin / Immobilienkauffrau
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